Этикет электронной почты

Этикет электронной почты

Интернет — Этикет электронной почты
...Тема письма, она же сабджект (от английского subject). Подавляющее большинство пользователей, усаживаясь поудобней в кресле, чтобы написать очередное послание приятелю, другу или деловому партнеру, напрочь забывают о ней. Действительно, зачем продумыва
Игроманияhttps://www.igromania.ru/
Интернет
Этикет электронной почты

Почтовые интернет-сервисы развиваются с каждым месяцем. Усовершенствуются механизмы передачи сообщений. Все более навороченными становятся почтовые клиенты. Хитроумные фильтры стерегут подступы вашего компьютера, мертвой хваткой вцепляются в спам и разрывают его на мелкие кусочки. Антивирусные программы шерстят каждое сообщение, вылавливают за хвост смелых, но бестолковых троянов, цапают за шкирку хитроумных, но крайне хилых «червей» и перерабатывают их в гомогенную массу исходного кода.

Структурно e-mail развивается очень быстро. Чего никак не скажешь об исходной начинке. О самих письмах. В средние века кавалеры, прежде чем писать письмо даме своего сердца, заручались поддержкой профессиональных писарей, тщательно продумывали слог, порядок слов, до запятой выверяли послание, чтобы возлюбленная снизошла до ответа. В деловых письмах контроль был еще строже. Существовали устойчивые формы, обороты, которые облегчали понимание, да и само общение между людьми. Соблюдаешь — ответят, не учтешь чего-то — сочтут бестолочью и не будут иметь с тобой дело.

Сегодня, в век информационных технологий, когда до интернета дотягиваются ручонки практически любого пользователя, требования к наполнению писем, особенно электронных, сильно размыты. Никто не обязывает вас следовать жесткой схеме: лишь бы умели внятно сообщить, что вам нужно. Однако... при ведении деловой переписки лучше все же соблюдать некоторые правила. Пусть даже и не деловой! Всего несколько простых приемов позволяют сделать общение по электронке удобным, легким и необычайно приятным.

Понятно, что говорить умеют все. Но вот написать толковое письмо, а не что-нибудь в духе «Превед, красавчег! Подгани-ка нам партию лицензионных гам на скидку...» — умеют очень немногие. Сегодня мы детально разберем, как правильно писать и отвечать на виртуальные послания, чтобы быть, во-первых, понятым, во-вторых, понятым правильно. А чтобы не зацикливаться на теории, мы обратимся к тем письмам, которые регулярно приходят на почтовые ящики «Игромании».

Ребята, да это тема!

Неудачно написанное письмо. Много текста, абзацы не разделены пустыми строками, тема прописана нечетко.

Тема письма, она же «сабджект» (от английского subject). Подавляющее большинство пользователей, усаживаясь поудобней в кресле, чтобы написать очередное послание приятелю, другу или деловому партнеру, напрочь забывают о ней. Действительно, зачем продумывать тему, если адресат получит письмо, прочитает его и все поймет из контекста? Как бы не так!

Ежедневно в почтовые ящики «Игромании» сыплются сотни читательских писем. В подавляющем большинстве случаев тема обозначена ужасающим образом. Вот как, скажите, понять, что содержится в письме с темой «Привет!». Хорошо, если кто-то из редакторов догадывается, что это письмо адресовано все же журналу. Но ведь велика вероятность, что это спам. Или вообще вирус. The Bat!, один из самых популярных почтовых клиентов, позволяет просматривать заголовки всех пришедших на ящик писем еще на сервере. Без скачивания посланий. Это позволяет удалить нежелательную корреспонденцию заранее. И с большой вероятностью такое «Привет!»-письмо будет уничтожено еще на сервере.

Еще забавней выглядят темы в духе «От Пети» или «От геймера Максима». Все замечательно, мы уже догадываемся, что это не спам, но... Что содержится в письме — статья очередного соискателя на звание автора, письмо в «Почту «Игромании» или самопальный мод для Warcraft III, предугадать невозможно. Вероятно, авторы таких писем хотели устроить сюрприз своему адресату. Мол, поди угадай, о чем я написал.

Ситуация при деловой и просто дружеской переписке аналогична вышеописанной. Если получатель не может по теме понять, что содержится в послании, то с некоторой вероятностью письмо он вообще удалит и со стопроцентной вероятностью далеко не сразу поймет, о чем речь. Риторический вопрос: «Оно вам надо?».

Краткость — сестра таланта...

Значительно более приятный вариант послания. Четко сформулирована тема, верно приведены цитаты, абзацы разделены пустыми строками.

...И, как известно из продолжения пословицы, теща гонорара. Но это когда речь идет о статье или книге. В случае же с письмами краткость не только желательна, но иногда даже обязательна. Судите сами. Ну если вы пишете письмо другу Пете, еще можно надеяться, что он потратит полчаса своего и без того ничем не занятого времени, чтобы прочитать-таки ваш трехстраничный опус о том, как соседский пудель порвал в клочья тапочки сантехника Григория с третьего этажа. Но даже он хотя бы мысленно покрутит пальцем у виска — зачем было писать столько слов?

А если вы пишете письмо по делу в серьезную организацию? Или в любимый журнал? Вот получает, скажем, коварный Алексей Макаренков или лучезарная Светлана Померанцева письмо от читателя, в котором на пяти страницах изложена одна-единственная мысль о том, что надо бы изменить озвучку в видеоуроках «Игростроя». И с такой стороны автор в этом письме зашел, и с другой подкрался, и так проблему обсосал, и аналитическое мышление свое продемонстрировал, и даже с десяток удачных и неудачных примеров привел...

Но суть от этого не поменялась. Светлана или Алексей потратили пятнадцать минут своего времени на прочтение, по сути, одной-единственной мысли: «Озвучку надо поменять». И зачем было огород городить? Всего три слова идеально описывают ситуацию. А ведь время, которое ушло на изучение послания, можно было потратить с куда большей пользой. Например, прочитать еще десятка два писем... Или отредактировать интересную статью.

Но это мы (такие добрые и замечательные) читаем все ваши письма, даже очень длинные письма. Кто-то другой, увидев длинное послание, может просто удалить сообщение. И похоронит вместе с ним вашу попытку устроиться на работу, узнать важную информацию, просто пообщаться.

Ученые давно подсчитали: гарантированно прочитываются письма длиной не более 7—9 строк (причем строк не длинных). Письма же, размер которых превышает 20 строк, прочитываются только одним из двадцати интернетчиков. Вот такая нехитрая закономерность. Личный опыт показывает, что ученым можно верить...

Одно письмо — один вопрос

Часто бывает так: приходит письмо, а в нем — страницы две текста. Начинаешь читать: а ведь интересно товарищ пишет! Складно мысли излагает. Остроумные предложения делает. И столько этих предложений и тем в письме навинчено, что на третьей-четвертой читать дальше перестаешь: мозг не выдержал ментального напора, вскипел! А через некоторое время решаешь вернуться к какому-то предложению из послания, начинаешь его искать... а уже и не помнишь, что там в теме-то обозначено было? Ведь в письме этих тем столько всяких...

А будь те же мысли изложены в отдельных письмах. Да каждое письмо озаглавлено согласно содержанию. Во-первых, каждое такое письмо обязательно прочитаешь и запомнишь. Во-вторых, в любой момент по поиску нужную тему найдешь и, если что-то забыл, в памяти обновишь. Любо-дорого.

Поэтому если вам нужно кому-то о чем-то сообщить и этого чего-то ого-го как много, то не откажите себе в любезности — создайте несколько писем. Каждое с понятной темой и количеством текста, не превышающим 8—9 строк. Можете быть уверены, на каждое письмо вам ответят, да еще и запомнят лучше.

Естественные выделения

The Bat! позволяет просматривать заголовки писем прямо на сервере, не скачивая послания на винчестер. Если тема письма прописана неправильно, сообщение могут удалить, даже не прочитав его.

И все же, и все же. Далеко не всегда удается писать совсем уж короткие письма. Например, переписка затянулась, мыслей в каждом отдельном послании накопилось много, разделить уже не получается. Что делать? Вариантов два. Первый — плюнуть на все и не писать больше. Выход интересный, но чаще всего неприемлемый. Если уж вы продолжаете сложную переписку, то используйте элементы, существенно упрощающие восприятие любого текста. Цитаты и выделения.

Сначала о цитатах. Многие считают, что если уж переписка идет, то любой ее участник автоматически должен помнить, кто и что говорил в прошлом, позапрошлом, а то и в самом первом послании. Они и комментируют, отвечают на вопросы, не удосужившись напомнить собеседнику, о чем вообще речь. Представьте, что приходите вы в магазин и, отлично помня, что неделю назад уточняли, не завезут ли свежую рыбу, просто спрашиваете: «Ну как? Завезли?». В лучшем случае вас одарят удивленным взглядом, в худшем — применят к вам арготическое выражение, рекомендующее отправиться в направлении горизонта. Продавщица не обязана помнить, что вы спрашивали у нее на прошлой неделе.

Так почему же вы считаете, что ваш собеседник обязан помнить все вопросы письма? Говорите, у него есть письма переписки, может уточнить? А если он их уже удалил? Да даже если и нет, то это просто неуважение — заставлять человека копаться в корреспонденции и выискивать прошлые послания только потому, что вам было лень вставить в текст цитату.

Оформляется цитата общепринятым способом. Никаких кавычек, наклонных текстов и тому подобной мишуры — все это только мешает восприятию. Просто ставите в начале цитаты значок «>«. Подавляющее большинство почтовых клиентов отреагирует на это изменением цвета текста, следующего за значком. The Bat!, например, подкрасит буквы кирпичным цветом. Получится так называемая цитата первого уровня. Она означает, что цитировалась строка из предыдущего письма. Если поставить значок «>>«, получится цитата второго уровня. Тот же The Bat! выделяет ее зеленоватым оттенком. Это свидетельствует о том, что приводилась строка из позапрошлого письма.

Для удобства работы с корреспонденцией рекомендуем пользоваться почтовым клиентом, интегрировав в него ряд других утилит (архиватор, антивирус, просмотрщик).

При электронной переписке редко приходится делать выдержки более высоких порядков, но если такая необходимость возникнет, смело ставьте значки «>>>«, «>>>>« и так далее. При этом цитаты желательно отделять от основного текста письма пустой строкой. Это облегчает восприятие. Не менее важно, чтобы выдержки из предыдущих писем были достаточно полными, чтобы вас можно было понять. Часто бывает, кто-нибудь из редакторов «Игромании» ведет переписку с читателем по какой-то важной теме. Например, читатель хочет стать нашим автором и прислал очень качественный пробный материал. И вот приходит от такого товарища послание:

>И как часто?

Не более пяти раз!

Первая строка — это цитата из письма редактора читателю. А вторая, как ясно из контекста, ответ читателя на вопрос. Но у редактора таких писем сотни, он вполне может не помнить, о чем именно спрашивал. Как часто — что? Пьет? Играет в нарды? Публиковался в других периодических изданиях? Приходится поднимать всю переписку, восстанавливать в памяти. А читателю всего-то нужно было привести более полную цитату: «>Вы писали статьи для сайтов? И как часто?».

Это что касается цитирования. С выделениями все значительно проще. Когда вы пишете длинное письмо, можно обратить внимание собеседника на самые важные моменты, каким-либо образом «подсветив» участки текста. Большинство почтовых клиентов и сервисов позволяют использовать в сообщениях HTML-теги. Так что никто не мешает вам изменять цвет букв, подчеркивать, выделять болдом (жирным), италиком. Только не переусердствуйте. Если письмо будет пестрить всеми возможными видами выделений, читать его будет еще сложнее, чем если бы выделений не было вовсе.

* * *

Вот такие нехитрые правила ведения веб-переписки. Казалось бы, ничего «эдакого»! Но, соблюдая их, вы всегда останетесь понятыми, на ваши письма практически будут отвечать, а главное — вы заработаете репутацию человека, с которым приятно общаться в интернете. А это дорогого стоит.

Комментарии
Загрузка комментариев